Org mailing list

[Kacper Why <comotion AT delta9.pl>]

Hei alle,
Jeg er vant til at man sender referat som allminnelig epost så snart det er 
klart,
siden det er tidskritisk at folk som ikke var på møtet vet hva som
foregår. Tar meg derfor friheten :-)

-Kacper

----------

Föreningen FSCONS: Styrelsemöte 4
Plats: Internetmöte https://meet.jit.si/fscons 
Tid: 2018-11-27 19:00 CET
Närvarande: Leif-Jöran Olsson, Thomas Gramstad, Oliver Propst, Emil
Karlén, Andreas Skyman, Kacper Wysocki (från Oslo-org)

0. Val av mötesfunktionärer
Sekreterare: Andreas
Ordförande: Emil
Justerare: Leif-Jöran

1. Mötets öppnande
Mötet öppnades.

2. Godkännande av dagordning
Dagordningen godkändes.

3. Förslag från FSCONS Oslo angående konferenser 2019
Ett förslag har inkommit från FSCONS Oslo om att samarbeta kring
ordinarie höstkonferens, snarare än att försöka åstadkomma två
konferenser 2019.

a. En eller två konferenser?
Oslo-kommittén hade ett möte tidigare i november, där de konstaterade
att de vill jobba för en konferens i Oslo i november 2019. För att göra
detta behövs en organisation av folk som orkar och som kan kommunicera
tydligt när de inte orkar. De föreslår att förutsättningarna blir bättre
om FSCONS Göteborg och FSCONS Oslo samarbetar kring konferensen istället
för att ordna varsin konferens. På så vis kan vi dessutom dela nätverk
och erfarenheter av det praktiska organiserandet.

Beslut: Vi beslutar att satsa gemensamt på en konferens i Oslo i
november 2019.

b. Samarbete kring Oslo-konferensen
Kacper föreslår att Oslo-föreningen tar huvudansvar för allt lokalt:
konferenslokal, hotell för talare etc, medan Göteborgs-föreningen tar
huvudansvar för att hitta talare och för marknadsföring etc. Vi tar
detta till oss, men fattar inget beslut. 

4. Kommunikation
Eftersom avdelningarna i Göteborg och Oslo vill samarbeta tätt kring
konferensen behöver det finnas bra kommunikationskanaler som vi alla
känner till och kan använda oss av.

a. Verktyg för videomöten
Vi beslutar att för organiserandets räkning, ska vi använda videomöten
för att diskutera praktiska saker, inte statusuppdateringar. De bör
organiseras händelsedrivet, hållas korta och hålla sina tidsramar. Även
om de är händelsedrivna behöver de dock kallas till i tid, men exakt vad
som är god tid är något vi kanske behöver lära oss när vi lär oss
samarbeta kring konferensen.

Beslut: Vi beslutar att 20-30 minuter är en bra riktlängd för videomöten
och att vi i slutet av varje möte beslutar vem som ansvarar för att
kalla till och förbereda nästa möte. Kallelse och agenda för skall helst
skickas en vecka i förväg. Videomöten hålls på
https://meet.jit.si/fscons 

b. Vilka e-postlistor behöver vi?
Statusuppdateringar kring organiserandet av konferensen lämpar sig
bättre för e-post än videomöten. Utöver styrelselista har vi i dagsläget
två org-listor: org@ org-oslo@? Vilka  kommunikationsformer som passar
oss bäst kommer vi antagligen behöva lära oss, men att ha en enda
e-postlista vore att föredra. 

Beslut: Vi beslutar att använda org@ för organiserandet av konferensen. 

c. Tid för möten
Thomas föreslår att möten hellre skall hållas senare på kvällen.
Beslut: Vi beslutar att ha 20.30 som rikttid för videomöten framöver.

d. Språk för skriftlig kommunikation
Kan kommunikationen ske på svenska+norska, eller ska engelska användas i
skriftlig kommunikation?

Beslut: Vi beslutar att svorska är att föredra.

e. Fysiskt möte i Oslo
Det vore bra att ha ett fysiskt möte i Oslo framöver, men det är knappt
om tid innan jul och nyår.

Beslut: Vi beslutar att Gbg-org har en omröstning för att se när vi kan
besöka Oslo-org.

5. FSCONS Göteborg – social träff innan jul?

Det finns önskemål om att hinna ses ännu en gång innan jul. Gärna över
lite mat och dryck. Finns tid innan jul?
Beslut: Emil ansvarar för att försöka ordna en sådan.

6. Övriga frågor

a. Första org-möte
Nästa org-möte bör behandla huvudtalare, annonsering och
arbetsfördelning. Gbg-org ser till att uppdatera hemsidan och Oslo-org
undersöker lokalmöjligheter och datum för konferensen innan dess.

Beslut: Andreas ser till att skicka kallelse till det första egentliga
Org-mötet någon gång mitt i julhelvetet.

7. Mötets avslutande
Mötet avslutades kl 20.26.